La gestión de la fuerza laboral (WFM) es la forma en que los empleadores asignan estratégicamente personas y recursos, realizan un seguimiento de la asistencia y cumplen con las leyes y regulaciones laborales en constante cambio. En última instancia, los objetivos son optimizar la productividad y reducir el riesgo. Cuando la WFM es parte de una solución de software de vanguardia, también puede ayudar a las empresas a mejorar las relaciones con los colaboradores y el servicio al cliente, y crear un impacto financiero positivo.

¿Qué significa la gestión de la fuerza laboral (WFM)?

La gestión de la fuerza laboral significa reconocer las principales prioridades de una organización y anticipar los desafíos del capital humano para que se puedan tomar las medidas adecuadas, mitigar las responsabilidades y mantener la eficiencia.La programación, el cronometraje, el análisis de datos y el cumplimiento normativo son solo algunas de las tareas fundamentales para este propósito.

Objetivos de la gestión de la fuerza laboral

Cada empleador tiene diferentes prioridades, pero la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño o industria, generalmente comparten el deseo de ser más eficientes y productivas que la competencia. Otro objetivo común de la gestión de la fuerza laboral es cumplir con las leyes y regulaciones cambiantes.

¿Por qué es importante la gestión de la fuerza laboral?

La WFM es importante porque los empleadores que tienen políticas y prácticas laborales inconsistentes pueden experimentar lo siguiente:

  • Violaciones de conformidad
  • Mayores costos
  • Escasez de personal
  • Incidentes de seguridad en el lugar de trabajo
  • Producción ineficiente
  • Mayores tasas de rotación

¿Cómo funciona la gestión de la fuerza laboral?

Una solución de gestión de la fuerza laboral utiliza datos históricos y aprendizaje automático para predecir las necesidades futuras de personal. Luego, crea cronogramas que se ajustan mejor al modelo pronosticado y realiza un seguimiento automático del tiempo y asistencia de los colaboradores.

¿Cuáles son las funciones y características de una solución de gestión de la fuerza laboral?

Una solución de gestión de la fuerza laboral debe ser capaz de lo siguiente:

  • Previsión laboral
    Las fluctuaciones en la demanda de los consumidores, las vacaciones e incluso el clima pueden hacer que sea difícil maximizar o incluso mantenerse dentro de los presupuestos laborales. Sin embargo, a través del modelado de estos escenarios los empleadores pueden anticipar factores que pueden conducir a un exceso o una falta de personal.
  • Programación
    Cuando crean cronogramas, los empleadores tienen la posibilidad de seleccionar colaboradores en función de una serie de criterios, incluida la experiencia, las competencias, las preferencias, etc. Los trabajadores también pueden intercambiar turnos entre ellos o compartir su disponibilidad con antelación para evitar brechas en la cobertura.
  • Seguimiento del tiempo
    Las soluciones de WFM capturan datos en el origen (registros de horas, quioscos, aplicaciones móviles, hojas de horas basadas en la Web y dispositivos de puntos de venta) y aplican automáticamente reglas comerciales específicas para ayudar a garantizar un procesamiento de nóminas preciso y eficiente.
  • Gestión de ausencias
    Se puede realizar fácilmente un seguimiento del tiempo libre remunerado (PTO) y las licencias prolongadas, como las concedidas en virtud de la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA).
  • Gestión de horas extra
    Los sistemas de WFM pueden generar alertas cuando el total de horas de un colaborador generará horas extra o si alguien intenta trabajar horas extra sin aprobación. Esta característica permite a los colaboradores asignar horas extra de manera justa y eficiente y los ayuda a evitar costos de nómina excesivos debido a horas de trabajo no aprobadas.
  • Análisis de datos
    Los gerentes pueden ver datos en tiempo real a través de paneles de control personalizados y realizar correcciones en la programación según sea necesario. También pueden ejecutar informes para ver las tendencias históricas en una variedad de indicadores clave.
  • Cumplimiento normativo
    La configuración de reglas laborales y salariales dentro de una solución de gestión de la fuerza laboral facilita el cumplimiento de las leyes salariales y horarias, los convenios colectivos y otras políticas de los colaboradores. El sistema también produce registros de auditoría de tarjetas de control de horas, que pueden ser una herramienta invaluable para limitar la exposición en caso de una disputa.
  • Accesibilidad móvil
    Desde un dispositivo móvil, los empleadores pueden cubrir rápidamente los turnos vacantes o editar horarios. Esta función permite garantizar una cobertura óptima, incluso cuando los trabajadores faltan inesperadamente.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de la fuerza laboral?

Una solución adecuada de gestión de la fuerza laboral, cuando se implementa y utiliza de manera efectiva, puede ayudar a los empleadores a lo siguiente:

  • Controlar costos
    El exceso de personal, las horas extra excesivas y otros gastos costosos se pueden minimizar mediante el uso de tecnología para pronosticar las necesidades laborales. Con algunas soluciones de WFM avanzadas, los empleadores pueden incluso ver cómo los cronogramas afectan los presupuestos a medida que se crean.
  • Ejecutar la nómina con mayor precisión
    El software de gestión de la fuerza laboral hace que la nómina sea más confiable porque analiza automáticamente el trabajo por horas e identifica patrones de horas extra. También se eliminan la entrada de datos repetitiva y los cálculos manuales, lo que minimiza los errores humanos.
  • Mejorar la productividad
    Los puntos de referencia permiten a los empleadores comparar sus datos de tiempo y asistencia con empresas que son similares en tamaño o que están en la misma región o industria. Si su fuerza laboral no está a la altura de la competencia, pueden tomar medidas correctivas.
  • Crear cronogramas más inteligentes
    Con datos en tiempo real al alcance de la mano, los gerentes pueden identificar rápidamente los turnos vacantes y cubrirlos antes de que den como resultado una situación de falta de personal. La capacidad de crear horarios por ubicación, departamento o trabajo también ayuda a garantizar una cobertura óptima.
  • Minimizar el riesgo de conformidad
    La superposición de las leyes de licencia estatales y de la FMLA se gestiona más fácilmente con flujos de trabajo automatizados que rastrean la elegibilidad de los colaboradores y los saldos de licencia. Además, el mantenimiento de registros en línea disponible con el software de WFM es útil si alguna vez hay una auditoría por parte de una agencia gubernamental.

Elegir una solución de gestión de la fuerza laboral

La industria, la ubicación, las características de la fuerza laboral y los objetivos estratégicos generalmente determinan qué solución de gestión de la fuerza laboral es adecuada para una empresa. A pesar de estas variables, muchos colaboradores siguen estos pasos al momento de evaluar a los proveedores:

  1. Definir el estado existente de los procesos
    Describir los procesos de WFM que existen hoy y quién es responsable de ellos.
  2. Recopilar comentarios
    Hablar con las partes interesadas clave sobre sus puntos débiles actuales y dónde les gustaría ver mejoras.
  3. Evaluar el nivel de madurez
    Determinar dónde se encuentra la organización en su recorrido de gestión de la fuerza laboral y si está lista para una solución avanzada.
  4. Crear una lista de deseos
    Priorizar los requisitos de un nuevo sistema de WFM y comenzar a evaluar proveedores potenciales en función de esos puntos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de la fuerza laboral

¿Cuál es la función de la gestión de la fuerza laboral?

Uno de los objetivos principales de la gestión de la fuerza laboral es aumentar la productividad sin incurrir en costos de personal adicionales. Para lograr este objetivo, por lo general es necesario contar con las personas y los recursos adecuados en el lugar y en el momento adecuados.

¿Qué hace la gestión de la fuerza laboral?

Los empleadores utilizan la gestión de la fuerza laboral para realizar, entre otras cosas, muchas de las siguientes tareas:

  • Previsión de las necesidades laborales
  • Programación de los colaboradores
  • Seguimiento del tiempo y asistencia
  • Gestión de ausencias
  • Análisis de datos
  • Respaldo de la conformidad

¿Qué son las herramientas de gestión de la fuerza laboral?

Las herramientas de WFM son soluciones de software que ayudan a los empleadores a alcanzar sus objetivos de fuerza laboral. Las opciones van desde las transaccionales (tiempo y asistencia básicos) hasta las transformacionales (WFM avanzada, análisis de datos, inteligencia artificial y dispositivos móviles).