Tres pasos para reducir costos gracias al software de nómina

Desde el surgimiento de la pandemia del COVID-19, las empresas ya no pueden darse el lujo de ignorar la nómina cuando buscan nuevas formas de reducir costos y aumentar la productividad. Según una investigación reciente de CIO Dive, “Con el COVID-19, el 66 por ciento de los responsables de la toma de decisiones se enfocaron en la optimización de costos, mientras que el 34 por ciento priorizó la eficacia operativa”.[1]

Tal vez sea sorprendente ver la nómina como un factor clave en estos términos, pero ya han quedado atrás los días en que la nómina era simplemente un trámite administrativo. Cada vez más, la nómina se encuentra en el centro neurálgico de las empresas con visión de futuro, conectando RR. HH., tecnología de la información, finanzas y otras funciones clave. La respuesta a esta nueva función estratégica para la nómina se encuentra en soluciones que utilizan un potente software de nómina basado en la nube. Las empresas pueden, entonces, reducir costos al automatizar la administración manual, digitalizar las tareas en papel y consolidar los datos de la fuerza laboral.

Cómo funciona el software de nómina

El software de nómina basado en la nube elimina las exigencias de la nómina de automatizar y optimizar la administración repetitiva y lenta que antes era propensa al error cuando se realizaba manualmente. Esto libera a los equipos de RR. HH. de tener que responder consultas de rutina para que puedan concentrarse en iniciativas más estratégicas, tal como atraer a los colaboradores y luego continuar involucrándolos.

El mejor software de nómina en la nube integra fácilmente la nómina con su sistema de RR. HH. para darle una visibilidad completa de todos los datos de la fuerza laboral, lo que facilita las cosas y permite que sus procesos de nómina sean más rentables. El software de nómina de ADP, por ejemplo, deducirá los impuestos en su nombre, al mismo tiempo que lo ayuda a mantener la conformidad. Los colaboradores ahora pueden acceder a sus propias nóminas y actualizar sus datos personales de forma virtual a través de dispositivos móviles.

Los beneficios del software de nómina

Automatizar la nómina con un software en la nube trae muchos beneficios para tu empresa. Algunos de estos beneficios son los siguientes:

• Alivio de las exigencias de la legislación fiscal y de conformidad
• Integración de nómina y RR. HH. para agilizar los procesos administrativos
• Mejora de la experiencia de los colaboradores a través de una solución unificada
• Reducción de los costos del sistema mediante un proceso de flujo de trabajo y datos sin inconvenientes

La ventaja del software de nómina en la nube es convincente; aún así, en muchas empresas se esfuerzan por mantener el desarrollo normal de la actividad utilizando software en las instalaciones.

Por qué las empresas necesitan un software de nómina en la nube

La nómina en las instalaciones se ha vuelto costosa y poco práctica para muchas empresas, debido a la gran cantidad de costos que se deben afrontar periódicamente. Esto ocurre, en particular, cuando a medida que las empresas salen de una pandemia que impactó negativamente en las economías, descubren que muchos sistemas de nómina, los cuales ignoraron durante mucho tiempo y en los que invirtieron muy poco, no son aptos para su finalidad. Por ejemplo, una multinacional promedio ejecuta 32 sistemas de nómina diferentes, lo que genera altos costos de personal, complejidad del sistema y falta de integración.[2]

Mientras tanto, aunque haya una inversión inicial, hacer la transición de un software de nómina en las instalaciones a uno basado en la nube ahorra a las empresas, en promedio, entre un 15 y un 35 por ciento.[3]En una encuesta reciente efectuada por ADP, Forrester Consulting descubrió que, al evaluar el impacto económico total de migrar al software ADP Global Payroll, el beneficio de las empresas fue lograr un retorno de la inversión (ROI) de 134 por ciento, con una amortización en 12 meses.[4]

Tres formas en que el software de nómina puede reducir costos

Imaginemos que ha decidido tomar la iniciativa e invertir en un software de nómina basado en la nube. En una guía de transformación de nómina reciente, ADP identificó que hay tres pasos que permiten optimizar la nómina y que pueden ayudar a lograr una reducción de los costos[5]

Cómo reducir los costos de nómina en su propia empresa

Puede resultar abrumador saber por dónde empezar a la hora de transformar su oferta de nómina. Sin embargo, si prioriza los siguientes objetivos, puede comenzar a notar beneficios operativos y financieros en su empresa:

• Automatice las tareas que consumen mucho tiempo –: imagine si su solución de software de nómina pudiera aliviar la exigencia administrativa que sienten el personal y los gerentes. Gracias a la inteligencia artificial (IA) y al aprendizaje automático, ahora es fácil automatizar una amplia gama de actividades de nómina y RR. HH., lo que incluye la recopilación de datos y el seguimiento puntual, la gestión de ausencias y la programación. La automatización permite elaborar informes, análisis y proyecciones en tiempo real, de modo que los líderes de la empresa puedan acceder a la información de la fuerza laboral para administrar mejor al personal.
• Digitalice las tareas en papel – en una empresa, se descubrió que el 40 por ciento del tiempo del equipo de nómina se usaba para[6], escanear e imprimir documentos físicos. La digitalización de estos procesos ahorra costos asociados con el almacenamiento y la protección de documentos en papel.
• Agregar más funciones a su sistema de nómina, al integrar políticas como el reembolso de gastos y las licencias remuneradas con su sistema de nómina, puede ahorrarle tiempo valioso a los equipos, ya que no hay necesidad de administrar sistemas separados.
• Consolide la elaboración de informes y el análisis –en lugar de recurrir a varios proveedores, el software de nómina basado en la nube brinda una vista consolidada y confiable del gasto de nómina en todos los territorios donde usted opera. Una vista única y unificada es fundamental para proporcionar información sobre los patrones de la fuerza laboral, crucial para la elaboración de informes y el análisis, y para ayudar a respaldar una toma de decisiones más estratégica.[7]

Los beneficios de la consolidación

La consolidación de las plataformas de nómina no solo aumenta la visibilidad de todos los costos en toda la empresa. Al poder actuar frente a las tendencias y las percepciones, la nómina se convierte en una fuente de información estratégica. Además, al contar con datos consolidados en un solo lugar, ya no debe pagar por software que no usa.[8]

El ahorro de costos de la consolidación trae consigo muchos otros beneficios, como los siguientes:[9]

Simplificar los sistemas para mantener la conformidad y mejorar el resultado final

• Ahorre tiempo y dinero
• Reduzca los costos y la complejidad de ejecutar múltiples servicios
• Disminuya los costos y mantenga el control
• Logre que la supervisión y la captura de datos sean más simples
• Aproveche la elaboración de informes más fácil y actualizada
• Manténgase informado sobre los cambios en la normativa de nómina y evite cometer infracciones costosas

Fortalecer sus procesos para aumentar la flexibilidad operativa y optimizar el gasto

• Administre los recursos de una manera más eficaz
• Obtenga información de nómina y RR. HH. al agregar aplicaciones a una plataforma abierta para compartir datos
• Aumente o disminuya las capacidades según sea necesario
• Mejore la administración estratégica de costos
• Reduzca los costos de fuerza laboral y simplifique la administración
• Obtenga visibilidad completa para identificar gastos excesivos y mitigar el riesgo de no estar a la altura de la conformidad

Aumentar las capacidades de las operaciones para impulsar la rentabilidad y mejorar la toma de decisiones

• Descubra oportunidades de crecimiento
• Desarrolle flexibilidad financiera a través de la optimización de los costos y el desempeño
• Expanda o contrate operaciones de fuerza laboral según sea necesario
• Tome decisiones mejores y más informadas
• Obtenga visibilidad completa tanto de la nómina como de la fuerza laboral (en uno o varios países)
• Descubra una comprensión más profunda de las necesidades de la fuerza laboral y los posibles problemas.

Preguntas que debe hacerle a un proveedor de software de nómina de confianza

Sin duda, hay muchos problemas en los que se debe pensar al hacer la transición de los sistemas de nómina manuales o en las instalaciones al software de nómina basado en la nube. La clave es no precipitarse en nada sin antes investigar, planificar y prepararse exhaustivamente. Comience por hacer una lista de preguntas para hacerles a los proveedores externos y asegúrese de que todas las partes interesadas en la empresa participen en la elaboración de esa lista.

Estas son algunas preguntas que podría incluir: ¿El software de nómina es fácil de usar para equipos que tienen diferentes niveles de conocimientos de tecnología de la información? ¿Opera de conformidad con las obligaciones normativas? ¿La empresa se entera de los cambios a través del software? ¿Qué tan fácil es acceder al soporte de expertos antes, durante y después de la implementación?

Si el proveedor de nómina es adecuado, se convertirá en su socio estratégico en este recorrido de transformación fundamental y, por lo tanto, es necesario considerarlo cuidadosamente.

ADP cuenta con más de 70 años de experiencia en innovación de software de nómina. Ayudamos a empresas grandes y pequeñas a optimizar las operaciones y reducir los costos al ofrecer servicios externos de administración de nómina. Si desea trabajar con nosotros para saber cómo reducir los costos de nómina y descubrir los beneficios del software de nómina en general, comuníquese con nosotros.