¿Qué es el software de nómina?

El software de nómina es una tecnología que automatiza los procesos de nómina que antes eran manuales, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad ya que reduce el error humano. Se calculan todos los impuestos y deducciones, y las actualizaciones automáticas ayudan a garantizar su conformidad. Cuando se trata de software de nómina, las diferencias más comunes se presentan entre software de nómina en las instalaciones y software de nómina en la nube.

¿Qué es la nómina basada en la nube?

En lugar de varios sistemas, una entidad externa experta e independiente aloja el software de nómina en la nube. El software de nómina en la nube cuenta con un sistema de registro para todos los datos de su fuerza laboral, lo que lo libera de la exigencia administrativa y el riesgo financiero de procesar los datos usted mismo utilizando el software de nómina en las instalaciones.

Entonces, ¿qué es el software de nómina en las instalaciones?

El software de nómina en las instalaciones es una licencia paga por la empresa o una copia de la tecnología que luego se instala en los propios servidores de la empresa y se sitúa detrás del cortafuegos. El software de nómina en las instalaciones requiere diversos costos periódicos, p. ej.: hardware de servidor interno, licencias de software, capacidades de integración y soporte de tecnología de la información calificado en caso de que surja algún problema. La empresa deberá asumir los costos periódicos del hardware del servidor, el consumo de energía y el espacio.[1]

Mitos comunes sobre el software de nómina en la nube

Según la investigación de ADP, hay tres mitos comunes sobre el software de nómina en la nube que persisten y es necesario abordarlos. [2] La primera es que el software en la nube es más costoso. En realidad, además de la inversión inicial y cierto aumento en los gastos operativos, casi todos los costos asociados (como mantenimiento, soporte de tecnología de la información y conformidad) corren por cuenta del proveedor externo de servicios en la nube. Usted solo paga por lo que usa, y el modelo de precios escalable puede ajustarse para manejar el aumento y la disminución de la demanda según las necesidades de la empresa.

El segundo mito es que el software en la nube elimina la capacidad de controlar, cuando, en realidad, ocurre lo contrario. Las empresas que hacen la transición a la nube se liberan de las exigencias operativas y financieras de tener que mantener sistemas que demandan gran cantidad de mano de obra, a la vez que siguen teniendo la posibilidad de elegir cómo y cuándo se remunerará al personal.

El mito final es que las soluciones en la nube son menos seguras que el software de nómina en las instalaciones. La investigación de ADP demostró que la tasa de error del software de nómina en las instalaciones duplica la del software basado en la nube. [3] La reputación de un proveedor externo se basa en su capacidad para ofrecer procesos seguros de forma sólida y garantizar los niveles de cifrado más altos para mantener todos los datos seguros. Lo mejor para estos proveedores es invertir en seguridad y privacidad, particularmente cuando la pandemia del COVID-19 ha expuesto esta y otras deficiencias en la actual forma en que las empresas administran la nómina.

Por qué el software de nómina es más importante que nunca

Como todos sabemos, la pandemia causó estragos en los sistemas de nómina y Recursos Humanos (RR. HH.) de las empresas, exponiendo las deficiencias más que nunca. En una encuesta reciente efectuada por ADP, el 82 por ciento de las empresas afirmaron que la pandemia fue un desafío, especialmente en lo que respecta a la confiabilidad y accesibilidad de la nómina, así como también a intentar que la remuneración al personal fuera precisa y puntual.[4] A través de la investigación, se descubrió que los líderes empresariales en general reconocen que los sistemas de nómina deben cambiar para generar resiliencia, optimizar las operaciones y reducir el riesgo.[5] Continuar con “el desarrollo normal de la actividad” cuando se trata de software de nómina ya no es una opción.

Los peligros de continuar con el desarrollo normal de la actividad

Entonces, ¿cuáles son los riesgos para su empresa si intenta seguir administrando los datos de nómina y RR. HH. a través de un sistema obsoleto? La conformidad es un problema aún mayor en la actualidad, no solo por lo establecido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), sino por la propia pandemia del COVID-19. El esfuerzo de mantener la conformidad con la gran cantidad de normativas financieras cambiantes exige trabajar con expertos en conformidad especializados o correr el riesgo de cometer infracciones posiblemente graves (tan solo en 2019, hubo 56 624 alertas normativas de parte de más de 1000 entidades normativas). 6 Además, la seguridad y la privacidad de los datos (del personal y de los clientes) al utilizar procesos manuales o en las instalaciones obsoletos y dispares representan un riesgo importante.

Los beneficios del software de nómina en la nube

Si se tiene en cuenta todo lo anterior, existen muchos beneficios para las empresas al hacer la transición de la nómina al software en la nube. Esto sucede, en particular, cuando una empresa está creciendo o se traslada a otros territorios en otras partes del mundo. Algunos de estos beneficios son la reducción de los costos, la facilidad de administración, la mejora de la seguridad, la escalabilidad global, las actualizaciones constantes sobre conformidad y la mejora del acceso centralizado a datos de nómina críticos.

Más específicamente, optimizar el software de nómina mediante la transición a la nube puede colaborar con lo siguiente:[7]

• Informar la planificación futura: compare y contraste el gasto en los países en los que opera para obtener una perspectiva global de los verdaderos costos de su fuerza de trabajo. El análisis de los datos de nómina puede brindar información valiosa sobre problemas que se avecinan, para comenzar con la planificación.
• Retener al personal clave: la información que se obtiene de la nómina puede ayudarlo a diseñar estrategias de remuneración y recompensa que brinden el máximo valor a los colaboradores. Por ejemplo, los trabajadores más jóvenes pueden preferir horarios de trabajo flexibles.
• Impulsar la igualdad y la diversidad: la elaboración de informes sobre la brecha salarial entre géneros y la diversidad es cada vez más importante por razones jurídicas y de reputación. Al usar datos de nómina unificados, las empresas pueden ver fácilmente cuál es su propio desempeño y tomar medidas para mejorar.
• Mejorar las prácticas de contratación: puede utilizar los datos de la nómina para comprender si los trabajadores temporales son una alternativa rentable a los colaboradores de tiempo completo.
• Mejorar la productividad: los datos de nómina pueden revelar la plantilla de personal real frente a la plantilla de personal presupuestada, lo que permite al liderazgo observar fácilmente si los departamentos están operando por encima o por debajo de su capacidad.
• Realizar un seguimiento sencillo de sus KPI: analice las operaciones de nómina de su empresa utilizando la instantánea mensual de ADP de los indicadores clave de desempeño de su nómina y cómo se compara con otras empresas.

Administrar la transición a la nube

Hacer la transición del software de nómina en las instalaciones a la nube es un paso importante y exige que la planificación y administración sean cuidadosas. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de que hacerlo de forma exitosa? En lugar de tratarlo únicamente como un programa de software informático, es recomendable verlo internamente como una iniciativa de gestión de cambios. Para colaborar con lo que puede llegar a ser un cambio cultural importante, asegúrese de que los equipos hagan lo siguiente:

• Desarrollar la estrategia correcta, ya que la nómina es fundamental para cualquier empresa. Cualquier implementación de software de nómina debe tratarse como una prioridad y no como una idea más de tecnología de la información. Esto evitará tener que volver a configurar el sistema de RR. HH. para integrarlo con los requisitos básicos de nómina y ofrecer una mejor experiencia para todo el personal.
• Concentrarse en la comunicación mediante la identificación temprana de las personas que deben incorporarse. Luego, mantenerse informados entre sí periódicamente y escuchar sus inquietudes.
• Explicar los beneficios del software de nómina en la nube, ya que no todos en su empresa estarán tan entusiasmados como usted.
• Demostrar ímpetu al compartir información actualizada sobre el progreso de forma periódica, para que las percepciones sigan siendo positivas.[8]

Por qué el futuro está en la nube

El software de nómina alojado en la nube proporciona una solución escalable y flexible que puede crecer a la par de su empresa a lo largo del tiempo. A diferencia de las soluciones en las instalaciones, el software de nómina basado en la nube es confiable y seguro, lo que elimina las dificultades de mantener y actualizar los sistemas. Esto permite que los equipos inviertan tiempo, dinero y recursos para cumplir con las estrategias comerciales principales. Tal vez sea hora de trasladar a la nube los sistemas de nómina obsoletos o en las instalaciones, que ya no son adecuados para su finalidad.

ADP cuenta con más de 70 años de experiencia en administración e innovación de la nómina. Entre los numerosos premios de analistas y del sector que hemos recibido a lo largo de los años, recientemente Everest Group Peak Matrix nos nominó como Proveedor externo líder de Recursos Humanos para procesos múltiples en 2021. Entonces, si se pregunta si somos los expertos en software de nómina adecuados para su empresa, comuníquese con nosotros e iniciemos esa conversación.